Administratör/Nämndsekreterare Överförmyndarenheten 4K

Beskrivning

Sedan den 1 januari 2019 samverkar kommunerna Bjuv, Klippan, Perstorp och Åstorp i en gemensam överförmyndarnämnd. Perstorp är värdkommun för samarbetet, innehar ordförandeskapet i nämnden och här finns också överförmyndarenheten placerad.

Nämnden och överförmyndarenheten arbetar med de samverkande kommunernas uppgifter som enligt lag eller författning åligger överförmyndaren. Nämnden är en rättsvårdande myndighet i första instans och dess huvudsakliga uppgift är att utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet.

Stora krav finns på att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert och professionellt sätt. Verksamheten hanterar drygt 1000 ärenden, och består av en överförmyndarchef, fyra överförmyndarhandläggare och en nämndsekreterare/administratör.

Arbetsuppgifter

I rollen som nämndsekreterare samordnar och ansvarar du för hela processen inom nämnds administrationen, ditt ansvar kommer vara överförmyndarnämnden. Du kommer ha en nyckelroll i kvalitetssäkring av beslutsunderlag genom att du kvalitetsgranskar handlingar inför varje sammanträde och ger respons till handläggare och chef.  Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är diarieföring, ärendeberedning, planering av möten, skicka kallelser, skriva protokoll, expediering, utlämning av handlingar och arkivering. Du bidrar även till årlig uppdatering och granskning av styrdokument så som t.ex. informationshanteringsplan, delegationsordning, registerförteckning samt enhetens rutiner.

I rollen som administratör ansvarar du för det administrativa arbetet på enheten där du dagligen hanterar nämndens funktionsbrevlåda, diarieföra inkomna handlingar, bemannar nämndens telefon och besvarar inkommande frågor. I tjänsten ingår det även att bistå handläggarna med att begära in handlingar samt hantera enklare handläggning.  Vidare ingår det att rekrytera, lämplighetsutreda och utbilda nya ställföreträdare. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har arbetslivserfarenhet som nämndsekreterare, huvudregistrator eller annat likvärdigt administrativt arbete inom offentlig verksamhet.

Vi ser gärna att du har en utbildning inom statsvetenskap, arkivering eller annan likvärdig utbildningsbakgrund.

Då du är första kontakten in i verksamheten är det viktigt att du är bra på att kommunicera på ett lättförståeligt sätt och är lyhörd för människors behov.

Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Då du utgör verksamhetens administrativa mittpunkt är det viktigt att du har förståelse för verksamhetens uppdrag. Du ska vara noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard. 

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare/administratör för en överförmyndarverksamhet. 

Hos oss blir du en del av ett härligt gäng på en liten enhet!

Övrigt

Vi söker dig som har kompetens att bidra till våra verksamheter oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning.

Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska språket, lätt för att formulera dig i skrift och tal samt även kunna ge konstruktiv respons på andras texter. Du förstår hur den kommunala organisationen och beslutsprocessen fungerar och vad som utgör ett kvalitativt beslutsunderlag. Vi ser gärna att du har kunskaper inom klarspråksanpassning och tillgänglighetsanpassning.

Personlig lämplighet kommer att spela en stor roll vid tillsättandet av tjänsten. Du behöver därför vara bra på att samarbeta och ha ett strukturerat arbetssätt med hög integritet där du är drivande, noggrann och ansvarstagande. Den vi söker vill vi också ska vara prestigelös, öppen, lyhörd och med förmåga att skapa tillit. Du har arbetar självständigt och kan organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt mot givna tidsramar.

 Vi kommer gå igenom urvalet löpande och kan komma att kalla kandidater till intervju innan ansökningstiden har gått ut.  De kandidater som kallats till intervju och går vidare därefter kommer att få genomföra ett arbetsprov. Provanställning kan komma att tillämpas.

Om du blir kallad till intervju vill vi att du kan styrka dina meriter med intyg och betyg. Du behöver även kunna uppvisa giltigt körkort. 

För att arbeta hos oss måste du visa giltigt pass, nationellt id-kort eller personbevis tillsammans med identitetshandling på anställningsintervjun. Är du medborgare i ett land utanför EU/EES eller Schweiz behöver du även ta med dig ett arbetstillstånd.